Je werkdruk beheren in een tijd waarin burn-out een volksziekte lijkt te worden.

De kranten staan er de laatste tijd weer vol mee: burn-out! Inmiddels heeft een aanzienlijk deel van de beroepsbevolking (beginnende) burn-out klachten. Vaak wordt dit aan het werk geweten, mede doordat medewerkers altijd beschikbaar lijken te moeten zijn. Vaak is het echter een samenloop van factoren. Werkstress levert thuis meer spanningen op, of de thuissituatie hindert je op je werk. Je hebt vrienden of familie die ziek zijn, of jonge kinderen waardoor je chronisch slaapgebrek hebt.

Voor mijzelf helpt het om een zo vast mogelijk ritme aan te houden, en regelmatig te sporten, waarbij afwisseling ook nog helpt: gewichtheffen, mountainbiken, kickboxen, zwemmen, etc.

Maar wat me qua werkdruk al jaren het meeste heeft geholpen is het onderstaande model wat ik ooit van Bartelt Blankenberg heb gekregen, en waar ik me sindsdien altijd aan probeer te houden. Dit is een beetje mijn gouden regel, gecombineerd met:

- Een eigen prioritering (die per klant / opdracht wisselt) van aan wie of wat ik mijn tijd als eerste besteed, en wie daardoor helaas als eerste afvalt qua aandacht.

- De 80/20 regel oftewel het Pareto principe: 80% van de problemen worden veroorzaakt door maar 20% van de bronnen. Pak je deze bronnen als eerste aan, dan verdwijnen 80% van de problemen. Hoe kom je achter die 20%? Door gedegen data analytics, waardoor je snel de vinger op de zere plek kunt leggen. En laat dat nou net mijn specialisme zijn.

- DELLEN: oftewel: "Durch Einfach Liegen Lassen ErledigeN" oftewel: sommige dingen gewoon niet doen. Deze hangt samen met de prioritering uit punt 1, en je wordt door de jaren steeds beter in het herkennen wat hiervoor in aanmerking komt. Van die mailtjes of andere verzoeken waarvan je weet dat mensen het vragen om het vragen, maar er nooit meer op terug gaan komen. En die doe je gewoon niet. En als het toch belangrijk was vragen ze het vanzelf nog een keer en doe je het dan.

Oké, niet het mooiste plaatje ooit, maar: het model!

Het basisconcept is: houdt je "reguliere" werkdruk tussen de 70% en 90% van je werkcapaciteit. Dit is voor iedereen anders, maar dat is het mooie van het model: het is schaalbaar voor jezelf. De hoeveelheid werk waarbij de ene persoon zich verveelt, is voor een ander genoeg om een burn-out van te krijgen.

- Onder de 70% maak je kans op een zogeheten "bore-out" je hebt eigenlijk gewoon te weinig te doen, waardoor je je gaat vervelen, en mogelijk het werk wat je wel doet verwaarloost. De klachten lijken op die van een burn-out, maar worden dus eigenlijk veroorzaakt door een bore-out.

- Tussen de 70% en 90% is optimaal: je werkdruk schommelt genoeg om je lekker bezig te houden, en het belangrijkste is: je hebt nog ruimte over van minstens 10% voor ad-hoc vragen, spoedklusjes, etc. zonder dat je meteen overuren zit te maken.

- Tussen de 90% en 100% is, zoals hierboven al staat: bedoelt als "uitloop" voor ad-hoc verzoeken, snelle projecten, maandafsluitingen, etc.

- (Structureel) boven de 100% is een goede route naar een burn-out. Als je merkt dat dit het geval is, is het tijd om andere dingen niet te doen en/of dit met je manager te bespreken. Structureel overwerken kan namelijk nooit de bedoeling zijn.

Wat vind jij?

Kan ik je hiermee helpen? Neem contact op!

#timemanagement #pareto #werkdruk #balans #burnout